Ifourc

I-FourC

I-FourC is gevestigd in Reuver en heeft zich gespecialiseerd in het opslaan en digitaliseren van documenten voor branches zoals de zorg, het onderwijs, de overheid en HRM . Al meer dan 10 jaar zijn zij actief en richten zij zich op een veilige, digitale en toegankelijke manier van archivering. I-FourC werkt hierbij nauw samen met Jalema, een (offline) archiefspecialist; tevens gevestigd in Reuver. Door deze samenwerking kunnen zij samen garant staan voor de beste service, welke zij bieden aan een breed scala aan bedrijven.

The case

Sinds 2017 bestaat er een samenwerking tussen I-FourC en Jalema. Waar I-FourC specialist is in het digitaliseren van bestanden, had Jalema voornamelijk nog te maken met de fysieke archiefdozen. Hun uitdaging was dan ook om samen op zoek te gaan naar een nieuwe manier om de intern opgeslagen archiefdozen van Jalema te digitaliseren. Tot voor kort werkten zij namelijk alleen met pen en papier. Deze werkwijze zorgde binnen Jalema niet alleen voor onnodige werkuren, maar vooral voor een onoverzichtelijk systeem. De keuze voor een digitaal archiefprogramma was dan ook snel gemaakt. Echter bleek de ontwikkeling van het prototype dusdanig veel tijd te kosten, dat beide partijen besloten om het project uit te besteden. Door een eerdere samenwerking tussen Jalema en Appart Media was het contact snel gelegd. Aan het Development-team de taak om het digitale archiefsysteem verder te ontwikkelen en een sterk prototype te realiseren.

Case
Research document

Check/analysis

Omdat de eerste stappen in de ontwikkeling van het digitale systeem al gezet waren door Jalema en I-FourC, waren de richtlijnen duidelijk vastgesteld. Als vertrekpunt kregen wij een volledig concept inclusief een eerste opzet van het prototype, waarbij door het Development-team een eerste analyse werd uitgevoerd om te kijken wát nu precies de status was en welke vervolgstappen juist zouden zijn. Het voortraject was in principe al volledig voltooid, aan ons de taak om het prototype dat er in concept stond nu ook echt op te zetten in code. Alle bestaande onderdelen werden doorgenomen, gecontroleerd en indien nodig opnieuw geformuleerd zodat er uiteindelijk een sterk systeem zou staan. Vanuit de IT-expertise werden er, gebaseerd op de eerste analyse, in overleg met I-FourC, aanpassingen doorgevoerd welke nodig waren om de gebruiksvriendelijkheid te waarborgen en de efficiëntie van het systeem te optimaliseren. Het resultaat? Een duidelijk concept en programma, wat stap voor stap opgebouwd kon worden.

Idea

Na de eerste analyse was het tijd voor de ontwikkeling. De focus lag hierbij op het samenspel tussen voor- en achterkant van het systeem. Wanneer een gebruiker aan de voorkant een ‘vraag’ in zou dienen betreffend een specifieke archiefdoos, moest het systeem dit automatisch laten corresponderen met de juiste ‘archiefdozen’ in de achterkant van het systeem, oftewel de database.
Voorbeeld: Wanneer een archiefdoos wordt verwerkt in het digitale programma, wordt er een barcode gescand. Deze code wordt gekoppeld aan de offline archiefdoos. Alles wat er binnen deze code wordt ingevoerd, hoort dus vanaf dat moment bij die specifieke doos. Kiest men aan de voorkant voor de informatie van die code? Dan wordt de gekoppelde informatie allemaal getoond.

De gestelde deadline van de oplevering binnen vier weken zorgde ervoor dat er (tijds)bewuste keuzes gemaakt moesten worden. Welke code bood bijvoorbeeld alle mogelijkheden om aan de eisen te voldoen? Het Development-team koos uiteindelijk voor een custom-made systeem in Laravel, wat bekend staat om de overzichtelijke functionaliteiten.

idea
tablet website

Result | Functions

Het digitale systeem kende na oplevering talloze functies. De samenhang van deze functies zorgde ervoor dat het systeem optimaal kon fungeren en de diverse gegevens met elkaar kon combineren. Zo kreeg elke doos zijn eigen barcode. Deze codes konden in het systeem worden gescand en in het systeem worden geplaatst; de digitale koppeling tussen fysieke doos en database. In de database werd vervolgens aangegeven op welke datum de archiefdoos werd aangemaakt. In de branche waar zowel Jalema als I-FourC actief zijn kent elk archief namelijk een houdbaarheidsdatum; na een bepaalde periode mag, of moet, het archief vernietigd worden. Ook die functie werd in het systeem ingebouwd. De gebruikers kregen automatisch en melding wanneer deze houdbaarheidsdatum was verstreken. Dit gaf Jalema en I-FourC ook de ruimte om hun archief zo efficiënt mogelijk te bewaren en beheren, waarbij er zo min mogelijk ‘onnodige’ informatie werd opgeslagen. Ook uitgeleende documenten werden genoteerd, waardoor het systeem één overzicht gaf per archiefdoos met wat zich in de doos bevond, welke stukken waren uitgeleend en wanneer het vernietigd diende te worden.

Result | Program

Het eindproduct bestond uit een online programma dat het beheer van de archiefdozen gemakkelijker zou maken. Het systeem werd eigendom van I-FourC, waarbij hun klanten (zoals Jalema) hierin snel en overzichtelijk konden bijhouden en controleren wat de status van hun archief was. Het programma bood een uitkomst voor zowel I-FourC als de klant. Een snellere communicatie en afstemming werd mogelijk gemaakt, mede omdat de klant nu zélf zijn archief kon inzien en bijhouden. Voor I-FourC scheelde dit aan de voorkant veel vragen vanuit klanten, en kregen zij er een handige, overzichtelijke tool voor terug.

Magazine
Zorg award

Result | Future

Het realiseren van dit product werd uitgevoerd in een prototyping-fase. Het digitale systeem werd als test systeem gelanceerd binnen I-FourC en haar klanten. Het systeem werd door de klanten van I-FourC uitgebreid getest, waarvan de resultaten straks zullen leiden tot een eventuele optimalisatie en laatste aanpassing. Op het moment dat door de klanten én I-FourC het systeem als veilig, efficiënt en prettig in gebruik wordt ervaren, wordt het systeem verder ontwikkeld en gelanceerd.

Result | Customer

Zowel I-Four C als Jalema waren erg tevreden over de samenwerking en het opgeleverde resultaat. De snelle levering, de korte lijnen en het snelle schakelen speelde hierbij een belangrijke rol. Aan de voorkant kregen wij enerzijds duidelijke richtlijnen en een concept, anderzijds was er ook voldoende ruimte voor eigen inbreng en expertise om het systeem naar een hoger niveau te tillen, met een optimaal eindresultaat als gevolg.

tablet website